Podróże służbowe mogą wydawać się kłopotliwe, gdy pracownicy muszą wypełnić dużo papierkowej roboty przed i po. Nie powinno to jednak tak wyglądać, ponieważ ma pomóc pracownikom poczuć motywację i inspirację oraz wykonywać produktywną pracę, zamiast martwić się o ich budżet i zasady, które mogą lub nie w pełni znać.

Tutaj opiszemy, jak uprościć ten proces i jak przywrócić podekscytowanie i zachęcić pracowników do tych podróży służbowych, przywracając lepsze środowisko pracy.

1) Regulamin

Dopóki masz uproszczony zestaw zasad i przepisów dotyczących procedur, których pracownicy muszą przestrzegać, zmniejszasz ich stres i niepewność związaną z podróżami służbowymi, aby pomóc Twojej firmie.

Ustalony zestaw reguł powinien obejmować wiele rzeczy, od minimalnej i maksymalnej kwoty, jaką firma może im zwrócić za poniesione wydatki, takie jak transport, zakwaterowanie i codzienne wydatki, liczbę godzin dziennie, których wymagasz, aby wykonywali swoją pracę, utrzymanie rachunki, odpowiedni strój, który muszą nosić, aby uczestniczyć w zagranicznych spotkaniach, raport oparty na tym, jak przebiegła podróż służbowa i dlaczego uważają, że podróż była korzystna dla firmy.

2) Transport

Niezależnie od tego, czy Twoi pracownicy muszą zarezerwować lot, pociąg lub podróż samochodem, w zależności od odległości do miejsca docelowego, czas, jaki poświęca każdemu pracownikowi na sprawdzenie setek stron internetowych i platform oferujących bilety, które nie mają końca, może zostać zmarnowany na ten sposób .

Dlatego ważne jest, abyś zdefiniował kilka godnych zaufania platform, aby uprościć procedury i mieć możliwość lepszego śledzenia lotów i ich szczegółowych informacji.

W zależności od tego, gdzie się znajdujesz, kilka godnych zaufania platform to:

– Skaner nieba
– Bravo Fly
– Loty Google
– Linia kolejowa
– Omio

3) Zakwaterowanie

Zakwaterowanie jest jeszcze trudniejsze do zaufania niż transport. Szczególnie, gdy Twój pracownik podróżuje do innego kraju lub na inny kontynent. Od ukrytych przepisów podatkowych po oszukańczą reklamę online, z pewnością może to być piekło.

Zdecydowanie możesz zaoferować swoim pracownikom opcje i ułatwić im życie. Poniżej kilka opcji, które są dostępne na całym świecie:

– Booking.com
– Doradca wycieczek
– Expedia
– Airbnb

4) Dzienna dieta/zwrot kosztów

Innym wydatkiem dla Twojej firmy będą wydatki, które Twoi pracownicy muszą ponieść, będąc w nowym mieście lub kraju. Możesz to zrobić na dwa różne sposoby:

a) Aby określić określoną kwotę pieniędzy dziennie (np. 50 €)
b) Zwrot kosztów takich jak posiłki i transport

Zwracając im wydatki, zdecydowanie musisz określić zakres, jaki zapłacisz.

Na przykład powinni rozważyć skorzystanie z transportu publicznego, gdy tylko będą dostępne, zamiast taksówki lub należy określić zakres restauracji, w których będą mogli spożywać posiłki. Jednak jako firma zdecydowanie powinieneś pozwolić im się dobrze bawić i nie ograniczać ich dużo. Na przykład, zamiast określać rodzaj transportu, powinieneś określić, ile razy dziennie możesz zwrócić im koszt taksówki lub zakres kosztów posiłków.

5) Sposoby płatności / pokwitowania

Poza większymi wydatkami, o których była mowa powyżej, ważne jest również określenie środków płatniczych.

Niezależnie od tego, czy możesz zapewnić im firmowe karty kredytowe, aby lepiej monitorować ich wydatki, czy poprosić ich o dostarczenie pokwitowań tego, co zapłacili gotówką, lub wyciągów bankowych i pokwitowań za to, co zapłacili osobistymi kartami kredytowymi/debetowymi.

6) HASLLE: Narzędzie do zarządzania ich wydatkami

Dostarczenie pracownikom narzędzia takiego jak Haslle pozwala im mieć:

– Dostęp w czasie rzeczywistym do tego, jaki budżet im zapewniasz,
– ile mają budżetu na każdą kategorię podczas swoich wyjazdów,
– Uproszczone procedury zatwierdzania budżetu, jeśli istnieje natychmiastowa potrzeba zwiększenia budżetu
– Bezproblemowe zarządzanie wydatkami

Haslle to nie tylko narzędzie do uproszczenia wydatków dla Twoich pracowników, ale także sposób dla firm, aby śledzić, ile pracownik wydaje i mieć analizę ich budżetu i wydatków w czasie rzeczywistym.

Śledź nas na https://test3.haslle.com/blog więc nie przegapisz bloga!

#Haslle #Hasllecom #Puruchamianie #FinTech #Fintechstartupy #Zarządzanie wydatkami