Podziel się tym postem

Obecnie istnieją dwa rodzaje firm. Tych, którzy korzystają z narzędzia do zarządzania wydatkami i tych, którzy pozostali przy starym rozwiązaniu, z gromadzeniem i skanowaniem faktur oraz wypełnianiem papierowych wniosków o zwrot kosztów.

Jeśli teraz myślisz, że masz już oprogramowanie, które rozwiązuje Twój problem, zawsze lepiej jest sprawdzić swoją procedurę zgłaszania wydatków, ponieważ może być konieczne uaktualnienie do lepszego narzędzia, które rozwiąże wszystkie Twoje problemy, a nie tylko niektóre z nich.

Poniżej przedstawię kroki, które większość firm postępuje z raportami wydatków, a jeśli Twoja firma wykonuje taką samą lub podobną procedurę, powiem Ci, dlaczego powinieneś to przemyśleć i jak możesz zaoszczędzić dużo czasu, a nawet pieniędzy, jeśli zmienisz ten proces.

1. Zbieranie, sprawdzanie, nie zapominanie.

Przede wszystkim wszyscy pracownicy muszą gromadzić paragony i faktury za każdą drobną czynność lub przedmiot, którego potrzebują. Jeśli pomyślimy o tym, ile dokumentów trzeba zebrać podczas tygodniowej podróży służbowej, będziesz w szoku lub już jesteś. Oprócz biletów lotniczych, rachunków za taksówki i kosztów zakwaterowania, muszą zebrać całą kawę, kanapki i mnóstwo nieoczekiwanych rachunków. I nie tylko je zbieraj, ale stale sprawdzaj, czy wszystko jest w porządku, aby uniknąć wszelkich problemów, które mogą wystąpić później podczas wnioskowania o zwrot pieniędzy. Oprócz tego muszę wspomnieć o tym, że nawet po podróży muszą zachować cały ten papier, aby udowodnić, że odzyskają własne pieniądze. Jeśli zgubią jeden z malutkich kawałków, może to ich kosztować setki euro .

2. Wypełnianie formularza

Jeśli pracownikowi udało się wykonać wszystkie powyższe czynności i mieć każdą fakturę, to czas, aby wypełnił formularz raportu wydatków. Może to być na papierze fizycznym, tak jak w większości firm, może to być formularz Excel lub formularz tekstowy (który zostanie później wydrukowany) lub w specjalnym oprogramowaniu, które pozwala wypełnić formularz, zeskanować i przesłać wszystkie rachunki. Tak, nawet niektóre z tych narzędzi nie uchronią Cię przed papierkową robotą i wypełnianiem raportów.

3. Recenzja

W firmach odpowiedzialnych za kolejny krok mogłoby być inaczej. Najczęstszym sposobem jest to, że najpierw kierownik zespołu sprawdza i podpisuje dokumenty, następnie zespół finansowy sprawdza ponownie, potem potrzebny jest podpis kierownictwa, a następnie ponownie zespół finansowy zajmuje się zwrotem i zapisuje raporty do złożenia i do rewizja. Tak czy inaczej, jest pewne, że te raporty przejdą przez kilka osób i wymagają sporo zatwierdzeń i podpisów, zanim zwrot kosztów będzie mógł się rozpocząć. Nawet jeśli masz oprogramowanie, które pomaga uniknąć papierkowej roboty, zeskanowane dokumenty nadal muszą przejść przez wszystkie procesy weryfikacji.

4. Błędy – brakujące dokumenty

Po moich pierwszych trzech punktach można by pomyśleć, że nie jest tak źle, po co tracić czas na zmianę tego, kiedy to już działa. No bo jestem pewien, że zdajesz sobie sprawę, że to nigdy nie jest takie proste. Tylko bardzo nieliczne przypadki zostały zaakceptowane w pierwszej kolejności. Najczęściej podczas procesu przeglądu osoby odpowiedzialne znajdą błędy literowe, brakujące dokumenty lub błędne obliczenia. W takim przypadku cała procedura musi zostać powtórzona, a może nawet nie jeden raz, zanim roszczenie będzie mogło mieć miejsce.

5. Przygotuj się na audyt

Ulubionym tematem każdego jest audyt. Cóż, nieważne, czy ci się to podoba, czy nie, jest to obowiązkowe i trzeba dobrze grać. Musisz mieć przygotowane wszystkie dokumenty, aby udowodnić każdy ruch dokonany przez Twoją firmę, w tym raporty z wydatków. Tak, wszystkie paragony i faktury zebrane przez Twoich pracowników w ciągu roku muszą być w dobrej, reprezentacyjnej formie.

Dzięki aplikacji możesz teraz mieć duży oddech, ponieważ wszystkie są zapisywane elektronicznie, więc wystarczy przedstawić wszystkie pdfy, co nadal nie jest najlepszym rozwiązaniem, ale lepszym niż wszystkie złożone kartki.

Jeśli nadal uważasz, że jest to najlepszy sposób żądania zwrotu pieniędzy, to Powiem ci, dlaczego musisz uprościć tę metodę.

1. Błędy

Jak wspomniałem wcześniej, duża liczba raportów wydatków zawiera błędy. Dzięki dobremu narzędziu do zarządzania wydatkami prawie niemożliwe jest popełnienie jakiegokolwiek błędu podczas ubiegania się o zwrot kosztów, wkrótce wyjaśnię Ci, jak to możliwe.

2. Czasochłonne

Wszystkie osoby zaangażowane w procedurę zatwierdzania raportów marnują cenny czas. Jeśli myślisz o tym, ile ważniejszych zadań mógłby wykonać menedżer zamiast zatwierdzać rachunek za taksówkę. Albo członek zespołu finansowego może pracować nad ważnym raportem płynności, zamiast szukać małego paragonu, aby sprawdzić, czy te kilka euro, które są wymagane na rogalika, jest prawidłowe. Może myślisz teraz, że to tylko kilka minut. Ale dodaj wszystkie te minuty wszystkich zaangażowanych osób i połącz je ze wszystkimi pracownikami, którzy mogą ubiegać się o pewne wydatki. Na koniec bez problemu można uzyskać prawie godzinę, którą można by przeznaczyć na znacznie ważniejsze projekty.

3. Marnowanie pieniędzy

Myślę, że nie rozumiesz, w jaki sposób raporty z wydatków mogą kosztować Cię dodatkowe koszty, oprócz zwrotu kosztów. Nie wspomnę o małych kwotach, takich jak zakup papieru lub wydawanie pieniędzy na oprogramowanie, które zapewnia pół rozwiązania. Chciałbym podkreślić związek czasu spędzonego z wynagrodzeniem. Zakładam, że większość pracowników otrzymuje wynagrodzenie za godzinę pracy. Jeśli więc zsumujesz wszystkie wymienione powyżej minuty dla wszystkich członków zespołu, zobaczysz, że zatwierdzenie jednego raportu wydatków może kosztować setki euro, ponieważ zajmuje trochę czasu od pracowników. Czas jest cenny, a płacisz za coś, czego można łatwo uniknąć, uprościć lub zautomatyzować, angażując znacznie mniej ludzkiego wysiłku.

4. Niewygodne sytuacje

Pierwszy etap procesu raportowania wydatków jest już dość niewygodny dla pracowników, ale najgorsze w tym jest to, że prosisz ich, aby sami zapłacili za wszystko, a jeśli mogą dostarczyć ci całą wymaganą dokumentację, mogą odzyskać wszystkie swoje wydatki . To tak, jakby płacili za pracę w Twojej firmie, a jeśli przechodzą przez męczącą i czasochłonną procedurę, mogą odzyskać pieniądze po miesiącu. Czy kiedykolwiek spotkałeś się z sytuacją, w której Twoich pracowników nie było stać na pokrycie tych wydatków? A może musiał odwołać lunch biznesowy, bo nie chciał się przyznać, że nie jest w stanie go opłacić? Jeśli nie, masz szczęście, ale może się to łatwo zdarzyć i może to stworzyć kłopotliwą sytuację, nie wspominając o przypadku, gdy muszą poprosić o 1 euro za kawę, ale tak, mnóstwo małych kosztów może również stać się dużym wydatkiem .

5. Oszustwo związane z wydatkami

Wspomniany dyskomfort może prowadzić do niezaspokojonego sposobu myślenia, gdy pracownik uważa, że jego firma go nie szanuje lub go nie wykorzystuje, więc zasługuje na „odszkodowanie”.

Mogą to być na przykład nadgodziny spędzone po pracy lub w weekend, co nie jest konieczne, ale po co mieliby wykonywać pracę w normalnym czasie, gdyby mógł to zrobić za więcej pieniędzy w innym czasie. Lub prostszy sposób na sfałszowanie faktur i rachunków, a następnie zażądanie zwrotu pieniędzy. Mogą również wydać znacznie więcej pieniędzy niż potrzeba na podróż służbową, na przykład skorzystać z minibaru lub zjeść lunch z przyjaciółmi i poprosić o ich koszt również od Twojej firmy. Tyle kreatywnych sposobów wystawiania rachunków, a zapłacisz znacznie więcej, niż jest to potrzebne.

Jak widać teraz, jest to metoda powolna, niewygodna i kosztowna. Z całą pewnością mogę stwierdzić, że nikt nie lubi tego zabiegu.

Na szczęście istnieją znacznie lepsze sposoby zarządzania wydatkami dla Twojej firmy bez przechodzenia przez stresujące poziomy procesu. Z narzędziem takim jak Haslle, każdy krok można uprościć.

W jaki sposób?

Z następującymi funkcjami:

  • Wirtualne i wstępnie doładowane karty kredytowe: Pozwól pracownikom wydawać wstępnie zatwierdzone środki, dzięki temu łatwo jest śledzić wydatki i masz pewność, że pieniądze są wykorzystywane prawidłowo.
  • Brak możliwości oszustwa kosztowego: Haslle może zapewnić Ci przejrzysty przegląd wszystkich wydatków firmy w dowolnym momencie, nie tylko według działów, ale dla każdej osoby. Dzięki tej funkcji jest prawie niemożliwe do oszustw związanych z wydatkami.
  • Walidacja w czasie rzeczywistym – skróć czas spędzony: Haslle umożliwia Twojemu zespołowi żądanie weryfikacji od kierownictwa w czasie rzeczywistym, co oznacza szybkie i łatwe transakcje. Pomaga to uniknąć nieoczekiwanych kosztów pod koniec miesiąca.
  • Zautomatyzowane procesy: Jeśli masz stały wydatek, co można śmiało powiedzieć, nie musi być za każdym razem zatwierdzany (np Subskrypcja SaaS cena miesięczna), możesz łatwo zautomatyzować zatwierdzanie tych wydatków, aby uniknąć marnowania czasu.
  • Raport z audytu łatwo: W każdej chwili możesz łatwo i szybko przygotować się do audytu, ponieważ wszystkie potrzebne informacje możesz uzyskać za pomocą kilku kliknięć lub dotknięć z Haslle.
  • Integracja oprogramowania księgowego: Zapewne posiadasz system księgowy, który można łatwo zintegrować z Haslle, aby uprościć również wszystkie procedury finansowe związane z wydatkami firmy.

To są po prostu niektóre z rozwiązań, które może Ci zapewnić Haslle aby procedury raportowania wydatków były łatwiejsze i znacznie szybsze. Koniec z wypełnianiem papierowych formularzy, nigdy więcej oszustw związanych z wydatkami, wszystko będzie proste i przejrzyste, jeśli wybierzesz poprawne oprogramowanie. Możesz wypróbować Haslle teraz całkowicie za darmo, klikając tutaj.

Czytaj: Jak zarządzać budżetem firmy w czasie rzeczywistym z domu?
Definiowanie zwrotów kosztów dla Twoich pracowników

Zapisz się do naszego newslettera

Otrzymuj aktualizacje i ucz się od najlepszych

Bez kategorii

Wise Platform jest teraz zintegrowana w Haslle

Wise Platform jest teraz zintegrowana z Haslle Haslle zintegrowała Wise Platform, aby opłacanie międzynarodowych kosztów zespołu i pracowników było nie tylko zatwierdzone, zgodnie z budżetem i