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Ci sono due tipi di società al giorno d'oggi. Quelli che utilizzano uno strumento di gestione delle spese e quelli che sono rimasti alla soluzione old fashion, con la raccolta e la scansione delle fatture e la compilazione delle richieste di rimborso cartacee.

Se ora pensi di avere già un software che risolve il tuo problema, è sempre meglio controllare la tua routine di rimborso spese, poiché potresti dover aggiornare a uno strumento migliore che risolva tutti i tuoi problemi, non solo alcuni di essi.

Di seguito, presenterò i passaggi che la maggior parte delle aziende segue con le note spese e se la tua azienda esegue la stessa procedura o una procedura simile, ti dirò perché dovresti ripensarci e come potresti risparmiare molto tempo e persino denaro se cambi questo processo.

1. Raccogliere, controllare, non dimenticare.

Prima di tutto, tutti i dipendenti devono accumulare ricevute e fatture per ogni piccola attività o articolo di cui hanno bisogno. Se pensiamo a quanti documenti devono essere raccolti in un viaggio di lavoro di una settimana, rimarrai scioccato, o lo sei già. A parte i biglietti aerei, le bollette del taxi e le spese di alloggio, devono ritirare tutto il caffè, il panino e un sacco di ricevute impreviste. E non solo raccoglierli, ma controllare costantemente se su di essi va tutto bene, in modo da evitare tutti i problemi che possono sorgere in seguito quando si richiede il rimborso. Oltre a questi, devo menzionare il fatto che anche dopo il viaggio devono conservare tutto questo foglio per dimostrare di poter ricevere i propri soldi indietro. Se perdono uno dei piccoli pezzi, potrebbe costare loro centinaia di euro .

2. Compilazione moduli

Se il dipendente è riuscito a eseguire tutto quanto sopra e ad avere ogni singola fattura, è tempo che compili un modulo di nota spese. Questo può essere su carta fisica, come nella maggior parte delle aziende, può essere un modulo excel o word (che verrà stampato in seguito) o su un software specifico che ti consente di compilare un modulo e scansionare e caricare tutte le tue ricevute. Sì, anche alcuni di questi strumenti non ti salveranno dalle scartoffie e dal completamento dei rapporti.

3. Revisione

Potrebbe essere diverso per le aziende responsabili del passaggio successivo. Il modo più comune è che prima un capogruppo controlli e firmi i documenti, poi il team finanziario lo ricontrolla, poi è necessaria la firma del management, poi ancora il team finanziario si occupa del rimborso e salva i report per l'archiviazione e per il audit. In ogni caso, è certo che quei rapporti passeranno attraverso diverse persone e necessitano di molte approvazioni e firme prima ancora che il rimborso possa iniziare. Anche se disponi di un software che ti aiuta a evitare le pratiche burocratiche, i documenti scansionati devono comunque essere sottoposti a tutti i processi di convalida.

4. Errori – documenti mancanti

Dopo i miei primi tre punti, penseresti che non sia poi così male, perché dovresti perdere tempo a cambiarlo quando funziona già. Bene, perché sono sicuro che sei consapevole che non è mai così semplice. Solo pochissimi casi accettati in prima esecuzione. Più comunemente, durante il processo di revisione, le persone responsabili troveranno errori di battitura, documenti mancanti o calcoli errati. In questo caso, l'intera procedura deve essere ripetuta e forse nemmeno una volta prima che il reclamo possa avere luogo.

5. Sii pronto per l'audit

L'argomento preferito di tutti è l'audit. Bene, non importa se ti piace o no, è obbligatorio e devi esibirti bene. Devi avere tutti i tuoi documenti pronti per dimostrare ogni movimento effettuato dalla tua azienda, comprese le note spese. Sì, tutte le ricevute e le fatture che i tuoi dipendenti hanno raccolto durante un anno devono essere in una buona forma presentabile.

Con un'applicazione, ora forse hai un bel respiro poiché tutti vengono salvati elettronicamente, quindi devi solo presentare tutti i pdf, che non è ancora la soluzione migliore ma migliore di tutti i fogli archiviati.

Se pensi ancora che questo sia il modo migliore per le richieste di rimborso, allora Ti dirò perché è necessario semplificare questo metodo.

1. Errori

Come accennato in precedenza, un'elevata quantità di note spese contiene errori. Con un buon strumento di gestione delle spese, è quasi impossibile commettere qualsiasi errore quando richiedi il rimborso, ti spiegherò presto come è possibile.

2. Dispendioso in termini di tempo

Tutte le persone coinvolte nella procedura di approvazione delle segnalazioni stanno perdendo tempo prezioso. Se pensi a quanti compiti più importanti potrebbe essere svolto da un manager invece di approvare una fattura del taxi. Oppure un membro del team finanziario potrebbe lavorare su un importante rapporto di liquidità invece di cercare una piccola ricevuta per verificare se quei due euro richiesti per un croissant sono corretti. Forse pensi ora, sono solo un paio di minuti. Ma aggiungi tutti questi verbali di tutte le persone coinvolte e abbinalo a tutti i dipendenti che possono rivendicare alcune spese. Puoi facilmente ottenere quasi un'ora alla fine che potrebbe essere spesa in progetti molto più importanti.

3. Sprecare denaro

Immagino che tu non capisca come potrebbero costarti le note spese aggiuntive oltre al pagamento dei rimborsi. Non menzionerò piccole somme come l'acquisto di carta o la spesa per un software che ti fornisce una mezza soluzione. Vorrei sottolineare il rapporto tra il tempo speso e lo stipendio. Presumo che la maggior parte dei dipendenti venga pagata un'ora trascorsa. Quindi se sommi tutti i minuti che ho menzionato sopra per tutti i membri del team, puoi vedere che anche solo approvare una nota spese può costarti centinaia di euro in quanto sottrae tempo ai dipendenti. Il tempo è prezioso e si paga per qualcosa che potrebbe essere facilmente evitato, semplificato o automatizzato, comportando molto meno impegno umano.

4. Situazioni scomode

Il primo passaggio del processo di nota spese è già abbastanza scomodo per i dipendenti, ma la parte peggiore è che chiedi loro di pagare tutto da soli e SE possono fornirti tutta la documentazione richiesta, potrebbero riavere tutte le loro spese . È come se pagassero per lavorare per la tua azienda e se affrontano una procedura faticosa e dispendiosa in termini di tempo potrebbero recuperare i loro soldi dopo un mese. Hai mai dovuto affrontare una situazione in cui i tuoi dipendenti non potevano permettersi di pagare queste spese? O avevano bisogno di annullare un pranzo di lavoro perché non volevano ammettere di non essere in grado di pagarlo? Se no siete fortunati, ma può succedere facilmente e questo potrebbe creare una situazione imbarazzante, per non parlare del caso in cui devono chiedere indietro 1 euro per un caffè, ma sì, tante piccole spese possono diventare anche una grossa spesa .

5. Frode di spesa

Il suddetto disagio può portare a un modo di pensare insoddisfatto quando un dipendente pensa che la sua azienda non lo rispetti o lo utilizzi, quindi merita “un risarcimento”.

Questo può essere, ad esempio, ore di straordinario trascorse dopo il lavoro o durante il fine settimana che non è necessario, ma perché dovrebbero svolgere il lavoro durante il giorno normale se potesse farlo per più soldi in un altro momento. O un modo più semplice per falsificare fatture e bollette e richiedere il rimborso dopo di esse. Possono anche spendere molto più denaro del necessario in viaggio d'affari, come usare il minibar o pranzare con gli amici e richiedere il loro costo anche alla tua azienda. Tanti modi creativi per fatturarti e pagherai molto più del necessario.

Come puoi vedere ora, è un metodo lento, scomodo e costoso. Posso certamente affermare che a nessuno piace questa procedura.

Fortunatamente, ci sono modi molto migliori per la tua azienda di gestire le spese senza passare attraverso i livelli di stress del processo. Con uno strumento come Haslle, ogni passaggio può essere semplificato.

Come?

Con le seguenti caratteristiche:

  • Carte di credito virtuali e precaricate: Consenti ai dipendenti di spendere i fondi pre-approvati, con questo è facile seguire le spese e puoi essere sicuro che il denaro viene utilizzato correttamente.
  • Nessun potenziale per frode di spesa: Haslle può fornirti una panoramica chiara di tutte le spese aziendali in qualsiasi momento, non solo per reparti ma per ogni individuo. Con questa funzione, è quasi impossibile per le frodi di spesa.
  • Convalida in tempo reale – riduzione del tempo impiegato: Haslle consente al tuo team di richiedere la convalida alla direzione in tempo reale, il che significa transazioni facili e veloci. Questo aiuta ad evitare eventuali costi imprevisti alla fine del mese.
  • Processi automatizzati: Se hai una spesa regolare, che è sicuro dire che non ha bisogno di essere approvata ogni volta (come a Abbonamento SaaS prezzo mensile) quindi puoi facilmente automatizzare l'approvazione di queste spese per evitare perdite di tempo.
  • Rapporto di audit facilmente: Puoi essere facilmente e rapidamente preparato per un audit in qualsiasi momento, poiché tutte le informazioni di cui hai bisogno possono essere fornite con un paio di clic o tocchi con Haslle.
  • Integrazione software di contabilità: Probabilmente hai un sistema di contabilità, facilmente integrabile con Haslle, per semplificare anche tutte le procedure finanziarie delle spese aziendali.

Questi sono giusti alcune delle soluzioni che Haslle può fornirti per rendere più semplici e veloci le procedure di nota spese. Niente più compilazione di moduli cartacei, niente più frodi di spesa, tutto sarà semplice e trasparente se lo desideri il software corretto. Puoi provare Haslle ora completamente gratuito facendo clic qui.

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