Ora ci sono tanti modi per pagare le spese aziendali, le bollette e le fatture. Puoi eseguire processi automatizzati, avere diversi tipi di carte come carte di debito e di credito e impostare addebiti diretti. Tante opzioni nuove e innovative, nonostante ciò, le aziende utilizzano ancora il carte di credito aziendali vecchio stile e procedure di note spese.

In questo articolo ti presenterò le smart card aziendali, come le carte prepagate e virtuali, e ti mostrerò quanto sia facile utilizzarle e gestire tutte le spese senza problemi.

Carte di credito aziendali

Ancora oggi CFO e manager scelgono di utilizzare l'opzione carta di credito per pagare le spese dei propri dipendenti, perché è facile da usare da parte di tutti, basta prenderla e pagarla come con quella personale. Quindi sembra conveniente, ma ci sono diversi svantaggi se lo confronti con altre soluzioni moderne e avanzate.

Funziona come le carte di credito personali, sono semplicemente collegate al conto della tua attività, il che rende semplice l'utilizzo, proprio come le loro personali, anche se la procedura successiva fa la differenza. È perché non importa se il membro del tuo team paga con carta o in contanti, il tuo dipendente deve comunque fornire la prova del pagamento (come una ricevuta, una fattura o un contratto) al dipartimento di gestione o finanziario che crea toni di scartoffie e conservare a lungo tutte le ricevute e le fatture rende l'intera opzione della carta di credito ancora una seccatura.

Sebbene il team di gestione o finanziario riceva un estratto mensile delle spese con carta di credito, sarà a conoscenza di tutti i costi dopo che il pagamento è stato effettuato, quindi i costi possono essere una sorpresa ogni mese. Questo potrebbe essere evitato se si dispone di un software per la gestione della spesa, dove possono controlla tutti i movimenti in tempo reale, ma di solito le banche non forniscono questa funzionalità con le loro carte di credito, in quanto non sono create appositamente per le spese aziendali. Sì, le banche hanno solitamente piattaforme online per gestire i pagamenti, ma il più delle volte il loro utilizzo è piuttosto limitato o non di facile utilizzo. A volte solo un manager o una persona autorizzata può chiedere i dettagli dei movimenti o aumentare i limiti, o addirittura chiedere il saldo bancario. E se questa persona non è in giro, tutte le procedure di pagamento si interrompono e richiedono molto tempo.

Inoltre, se fornisci carte di credito solo ad alcuni membri del tuo team o solo ai dipendenti molto fidati, potrebbe creare situazioni di disagio con il resto del team e portare anche a creare note spese faticose, quindi alla fine la carta non risolvi il tuo problema e la gestione finanziaria ha bisogno di nuovo di sforzi. È normale con le carte di credito che tu non voglia fornirle a nessuno nella tua azienda poiché i CFO non dovrebbero dimenticare il rischio che i dipendenti possano perdere le loro carte o utilizzare le coordinate bancarie su pagine Web non attendibili che potrebbero portare al furto di denaro aziendale e frode.

Quali sono le opzioni migliori?

Carte prepagate per le spese aziendali

Le aziende intelligenti utilizzano soluzioni intelligenti per le proprie spese. Una carta prepagata o precaricata offre flessibilità, soprattutto per una piccola impresa in rapida crescita. All'inizio penseresti che sia esattamente lo stesso delle carte di credito. Devi tenere in mano una carta di plastica, hai dei soldi e puoi pagare con essa. Ma ci sono due differenze principali e molto grandi rispetto alle normali carte di credito.

In primo luogo, non sono affatto collegati al conto della tua attività, ma a un conto bancario virtuale, quindi riduci il rischio di frode e perdita di denaro della tua azienda. Inoltre, come mostra il nome, è già precaricato, quindi i dipendenti non possono spendere più di quanto gli hai fornito, quindi non avrai sorprese e puoi calcolare più facilmente le spese quando creare un piano di budget ben dettagliato per la tua attività. Potresti dire che puoi anche limitare le carte di credito, anche se se imposti un limite su di esse si applicherà a tutte le carte aziendali. Con le smart card precaricate puoi gestire tutte le carte emesse una ad una, impostare budget per ogni singola carta con importi diversi. Quindi, se sai che uno dei tuoi membri di un intero dipartimento spende di solito più dell'altro, carichi più soldi su quelli.

Vengono fornite anche le aziende che forniscono carte prepagate software per la gestione delle spese con ciò i CFO e i team finanziari possono facilmente tenere traccia di tutti i movimenti in tempo reale, approvare le richieste in movimento con un'applicazione mobile e controllare facilmente le spese per categorie o dipartimenti. Con ciò, dai potere ai tuoi team ma mantieni comunque il pieno controllo di tutte le spese.

Haslle può offrire tutte queste opzioni sopra menzionate. Haslle le carte prepagate sembrano e funzionano proprio come le carte di credito, ma ti offrono maggiore sicurezza, flessibilità e tutte le funzionalità e soluzioni sopra menzionate per rendere felice il tuo team, creare procedure di nota spese senza problemi e senza sforzo e avere il pieno controllo in qualsiasi momento le tue finanze con budget definiti in anticipo.

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Esiste una soluzione ancora migliore?

Carte aziendali virtuali

Le carte virtuali sono anche carte aziendali prepagate, ma puoi aspettarti che non sono carte fisiche. Quindi quando paghi con esso non devi portare con te una carta di plastica, conosci solo i dettagli della tua virtuale.

È la soluzione più comoda e facile per i pagamenti digitali e soprattutto per i soli abbonamenti. Tutti i processi di pagamento possono essere semplicemente automatizzati, quindi per le fatture mensili per lo stesso strumento o servizio non è necessario passare attraverso tutti i processi di approvazione ogni singolo mese, puoi semplicemente emettere una carta virtuale per il tuo team e impostare l'addebito diretto e risparmiare molto tempo e fatica.

Le carte virtuali sono anche un modo molto più sicuro per pagare online poiché vengono create individualmente per ogni pagamento, quindi non c'è modo che qualcuno possa utilizzare queste informazioni e rubare denaro per l'account aziendale e spendere più denaro di quanto hai concordato.

Se emetti un carta virtuale con Haslle, puoi usarlo immediatamente. Non è necessario attendere una carta fisica e un codice PIN, quindi attivarla. Puoi facilmente concedere il denaro necessario ai tuoi dipendenti in qualsiasi momento con il pieno controllo e senza rischi, il che offre ai membri del tuo team grande libertà mentre sei pienamente consapevole finanziariamente.

Come ottenere una carta di credito virtuale o precaricata per la tua azienda?

Haslle può fornirti entrambe le opzioni e ancora più possibilità e funzionalità aggiuntive. Haslle è un software di cui la tua azienda ha bisogno pianificazione del budget, monitoraggio delle spese, e gestione delle finanze. Se hai Haslle, hai uno strumento che semplifica la gestione della spesa, un'applicazione mobile che ti permette di approvare le spese anche in mobilità e la possibilità di emettere carte di credito precaricate e virtuali con numero IBAN virtuale a cui è collegato al budget e facile da modificare in qualsiasi momento. Puoi impostare questi budget individualmente o per team e dipartimenti e puoi modificarli in modo semplice uno per uno. Non è necessario compilare diversi moduli per aprire un conto in banca e ricevere più mail cartacee per attivarli, con Haslle basta un semplice clic e hai tutto ciò di cui hai bisogno in un paio di giorni. Sii sempre consapevole dal punto di vista finanziario con il pieno controllo, ma continuando a consentire ai tuoi team di dare loro libertà Haslle.

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