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Avez-vous déjà participé à une réunion d'affaires où cela a duré beaucoup trop longtemps ou beaucoup plus court que prévu initialement ? Ou avez-vous déjà eu l'impression de ne pas savoir exactement quelles étapes suivre après la réunion ?

Nous couvrons tous les terrains pour vous aider à réaliser une réunion beaucoup plus précieuse dans toutes les rencontres d'affaires.

Nous commencerons par parler des différents conseils que vous pouvez utiliser pour organiser une réunion précieuse et rapide.

Commençons par ce dont vous voulez discuter lors d'une réunion.

Vaut-il la peine de faire venir des personnes dans une salle de réunion pour clarifier ou discuter de quelque chose ou peut-on plutôt le faire par e-mail ?

Le plus souvent, une réunion plus courte peut se résumer à un e-mail, un appel téléphonique ou même un SMS si le destinataire est votre collègue.

Les entreprises et les grandes organisations essaient d'organiser des réunions hebdomadaires pour les projets en cours afin que les membres de différents départements discutent de ce qu'ils ont fait, de ce qu'ils ont en attente et de ce qu'ils feront à l'avenir. Une fois le projet lancé, si nécessaire, ils déplaceront la réunion vers un événement bihebdomadaire et ils réduiront le nombre de participants concernant le projet.

Ayez un ordre du jour :

Outre ce que nous avons mentionné, en tant que responsable d'une réunion d'affaires, vous devez avoir un calendrier indiquant où en est un projet, ce qui est fait et ce qui est attendu, de qui, ainsi qu'une liste appropriée à parcourir pour éviter un réunion menée de manière non professionnelle.

Votre réunion devrait commencer sur une bonne note et vous devriez rapidement suivre votre ordre du jour ou votre liste pour vous assurer que tout le monde est à bord et à jour avec ses tâches.

Cette liste sera une ligne directrice que vous pourrez partager après vos réunions pour que les participants sachent ce qui a été discuté et ce qu'ils devront fournir lors de la prochaine réunion.

De plus, si vous n'avez pas pu assister à la réunion vous-même, n'importe qui d'autre peut prendre en charge votre liste et la mettre à jour pour les réunions à venir.

Le prochain facteur important est de décider de quelle manière mener une réunion.

Un facteur important est lorsque vous avez des membres de l'équipe, des associés ou des clients qui sont à l'étranger. La difficulté survient lorsque vous devez décider à partir d'un simple e-mail ou d'un appel téléphonique, d'aller à une réunion Skype for business ou de faire le déplacement pour assister à votre réunion d'affaires.

1) Si le sujet en question n'est qu'une question, un email sera plus que suffisant pour obtenir votre réponse. Le plus souvent, l'envoi d'un e-mail est en fait la chose la plus responsable à faire, car si vous continuez à organiser des réunions d'affaires en face à face à de petites fins, cela apparaît comme irrespectueux au temps de votre associé.

2) Si vous avez besoin de plus de précisions sur une certaine manière, un appel téléphonique programmé résoudra très probablement le problème en question. Là encore, il est important de savoir comment vous menez une réunion par téléphone. S'il s'agit d'un de vos collègues ou d'un membre de votre équipe, il peut être acceptable de l'appeler pendant les heures de travail, mais si le destinataire est votre associé ou votre client, il sera beaucoup plus professionnel de prendre rendez-vous avec lui pour vous assurer ils seront disponibles. Plus précisément, si vous appelez une personne à l'étranger, vous devez vous assurer que le moment ne sera pas étrange pour elle.

3) Si la réunion doit réunir de nombreux participants ou personnes responsables, un appel Skype Entreprise sera un moyen pratique de fixer la réunion. Lorsqu'un projet est lancé et que de nombreuses personnes doivent informer l'équipe de leurs tâches en fonction de leur département, il est plus facile d'avoir un appel Skype pour s'assurer que tout le monde peut avoir un accès facile et la possibilité d'assister à la réunion. Il doit généralement y avoir un chef d'orchestre ou un leader pour ces réunions afin de guider la réunion étape par étape.

4) Si votre rencontre avec un client important ou si vous avez une réunion d'affaires importante, il sera plus approprié d'avoir une rencontre en personne. Parfois, il peut être nécessaire de voyager pour des parties à l'étranger, mais dans la plupart des cas, cela vaut vraiment la peine de faire le voyage si cela signifie de meilleurs bénéfices commerciaux à long terme ou une meilleure relation commerciale avec un client important.

Dans l'ensemble, il est très important de vous assurer que vous pouvez avoir un protocole à suivre pour votre entreprise. Ce protocole sera une ligne directrice pour tous les différents postes au sein de votre organisation et établira une meilleure confiance et plus de respect entre collègues ainsi qu'avec des partenaires commerciaux externes.

Maintenant que nous avons discuté des astuces pour organiser une réunion utile, parlons des astuces que vous pouvez utiliser en tant qu'entreprise pour gagner une réunion d'affaires.

Astuce numéro 1 :

Pour assurer des réunions d'affaires mémorables, essayez de faire vos choix sur le lieu de la réunion.

Si vous pouvez emmener votre client étranger dans un restaurant local chic ou votre partenaire commercial dans un salon agréable, cela changera certainement l'ambiance de toute la réunion. Votre associé d'affaires reconnaîtra comme quelqu'un qui se soucie personnellement de l'entreprise et se soucie de développer une relation suite à une simple rencontre d'affaires.

Astuce numéro 2 :

Essayez de vous souvenir des détails de ce dont vous avez déjà discuté avec cette personne précédemment.

Sont-ils fans d'un certain club de football ? Leur famille a-t-elle apprécié ses vacances en Europe ? Sont-ils fans d'Elon Musk ? Ou Warren Buffet ? Vous pouvez utiliser ces informations et en savoir plus à ce sujet afin que la prochaine fois que vous vous rencontriez, vous puissiez parler du nouveau livre de Warren Buffet ou partager une histoire sur votre voyage en Europe. Non seulement vous pourrez renforcer votre lien à un niveau personnel, mais vous pourrez leur montrer que vous vous souciez de ce qu'ils disent et que vous en prenez note.

Nous espérons que vous avez tiré profit de cet article sur les trucs et astuces pour ajouter de la valeur aux réunions d'affaires.

Pour votre prochaine réunion d'affaires, assurez-vous d'avoir un ordre du jour, choisissez la bonne façon de mener votre réunion et assurez-vous que le temps ne dépasse pas ce dont il a besoin et que la réunion reste amusante. Votre partenaire d'affaires se réjouira de vos futures réunions.

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#Haslle #Halcom #Gestion des Dépenses

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