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Nous savons tous que les notes de frais sont affreuses pour les employés et qu'il leur faut beaucoup de temps et de précision pour thésauriser les tickets et les reçus pour pouvoir déposer des notes de frais.

Cependant, mis à part le fait que les employés détestent devoir passer par un long processus pour prouver leurs dépenses ou demander et confirmer un budget, le long processus nuit également à l'entreprise à long terme.

Décomposons-le :

1. C'est très inefficace pour les entreprises ; Financièrement ainsi que la consommation de temps

Il faut du temps à chaque employé pour franchir de nombreuses étapes, sans parler de beaucoup d'hésitations lors des achats liés à l'entreprise. Le temps qu'il faut pour déposer une demande d'approbation budgétaire appropriée ou un rapport de dépenses pour obtenir le remboursement d'un achat lié à l'entreprise, enlève du temps aux employés pour effectuer un travail réel.

Cela nuit également financièrement à l'entreprise, car le coût du temps des employés se traduit directement par le fait qu'ils sont payés pour les heures perdues lors du dépôt d'un rapport de dépenses ou d'une demande d'approbation de budget. Du temps qui peut si facilement être économisé, des heures sans fin, avec une solution simple de ce que Haslle a à offrir.

2. Créer un mauvais environnement pour les employés : Transparence

Nous savons tous à quel point la gestion des relations avec les employés (ERM) est importante pour la gestion d'une entreprise. Haslle vous rapproche beaucoup plus de cela en créant simplement une solution pour que les employés sachent exactement combien de budget ils sont affectés et à quelle catégorie. Ainsi, au lieu de devoir dépenser de leur poche et plus tard après des heures passées à classer et à remplir des formulaires liés à leurs notes de frais, se voir refuser un remboursement simplement parce que le budget attribué n'était pas transparent.

La transparence aidera non seulement les employés à éviter les obstacles et les malentendus autour du sujet des budgets attribués, mais aidera également les responsables à disposer d'une analyse des données en temps réel sur le montant dépensé par un employé et le montant restant dans chaque catégorie de son budget.

3. Classement incorrect et confusion autour des politiques de dépenses

Si vous êtes une entreprise qui utilise encore les papiers traditionnels et les notes de frais, en tant que gestionnaire, vous saurez que la plupart les employés ne lisent pas vraiment les politiques de dépenses. Cela prend une tournure très rapide et se transforme en un classement incorrect et compte tenu du temps déjà passé par l'employé et le service financier pour approuver les rapports et leur renvoi, cela double le temps de dépôt de ce rapport et maintenant deux fois plus beaucoup de temps sera passé à partir des heures que vous payez vos employés juste pour remplir un formulaire pour quelque chose qui pourrait être rendu si simple.

4. Visibilité et honnêteté

Haslle introduit des cartes de crédit que l'entreprise peut distribuer aux employés et aux équipes. Cela aidera les entreprises à éviter les notes de frais ou les demandes de budget exagérées ou inutiles.

Une étude de GPA (Association mondiale de la paie) a constaté qu'environ 30 % des employés mentent sur les notes de frais et les remplissent par erreur. Cela deviendra beaucoup plus visible pour les managers s'ils simplifient le processus qui a créé une atmosphère de manque de respect pour les politiques de dépenses de l'entreprise et créeront un processus transparent pour éviter les surcompensations.

5. Fardeau financier pour les employés en raison de dépenses non réclamées

Le fardeau financier des notes de frais ne pèse pas uniquement sur les managers. Plus souvent qu'on ne le pense, la charge financière repose sur les employés en cas de perte de reçus ou de ne pas être en mesure de fournir une preuve suffisante d'une dépense liée à l'entreprise.

D'autre part. un autre fardeau fréquent est lorsque le coût qu'ils ont dû payer sur leur salaire n'était pas assez substantiel pour qu'ils veuillent passer par le processus opportun de dépôt d'un rapport de dépenses.

Pour regarder de plus près les chiffres, un étude a été réalisée au Royaume-Uni par Barclaycard qui montrait la valeur moyenne des dépenses non réclamées totalisant 123 £ par personne. Cela laisse en fin de compte aux employés insatisfaits, qui sont trop accablés par les procédures injustes de gestion des dépenses qui souffriront d'un manque de motivation.

Laissez-nous vous présenter Haslle et créez ensemble une gestion des dépenses d'entreprise transparente et efficace.

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