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Hay dos tipos de empresas hoy en día. Los que utilizan una herramienta de gestión de gastos y los que se quedaron con la solución antigua, con la recopilación y el escaneo de facturas y el llenado de solicitudes de reembolso en papel.

Si cree ahora que ya tiene un software que resuelve su problema, siempre es mejor verificar su rutina de reclamo de gastos, ya que es posible que deba actualizar a una mejor herramienta que resuelva todos sus problemas, no solo algunos de ellos.

A continuación, te presentaré los pasos que la mayoría de las empresas siguen con los informes de gastos y si tu negocio hace el mismo o similar trámite, te diré por qué deberías replantearlo y ¿Cómo podría ahorrar mucho tiempo e incluso dinero si cambia este proceso?

1. Recoger, comprobar, no olvidar.

En primer lugar, todos los empleados deben acumular recibos y facturas por cada pequeña actividad o artículo que necesiten. Si pensamos en cuántos papeles hay que recoger en un viaje de negocios de una semana, os asombraréis, o ya lo estáis. Aparte de los billetes de avión, o las facturas de los taxis y los gastos de alojamiento, tienen que recoger todo el café, el bocadillo y un montón de recibos inesperados. Y no solo reunirlos, sino revisar constantemente si todo está bien en ellos, para evitar todos los problemas que pueden surgir luego al momento de solicitar el reembolso. Además de esto, debo mencionar el hecho de que, incluso después de su viaje, deben conservar todos estos papeles para demostrar que pueden recibir su propio dinero. Si pierden una de las pequeñas piezas, podría costarles cientos de euros. .

2. Llenado de formularios

Si el empleado logró realizar todo lo anterior y tiene todas las facturas, entonces es hora de que complete un formulario de informe de gastos. Esto puede ser en papel físico, como en la mayoría de las empresas, puede ser un formulario de Excel o Word (que se imprimirá después) o en un software específico que le permite completar un formulario y escanear y cargar todos sus recibos. Sí, incluso algunas de estas herramientas no lo salvarán del papeleo y de completar los informes.

3. Revisión

Eso podría ser diferente en las empresas que son responsables del siguiente paso. La forma más común es que primero un líder de equipo verifique y firme los documentos, luego el equipo financiero lo verifique nuevamente, luego se necesita la firma de la gerencia, luego nuevamente el equipo financiero se encarga del reembolso y guarda los informes para archivarlos y para el auditoría. De cualquier manera, es seguro que esos informes pasarán por varias personas y necesitan muchas aprobaciones y firmas antes de que el reembolso pueda comenzar. Incluso si tiene un software que lo ayuda a evitar el papeleo, los documentos escaneados aún deben pasar por todos los procesos de validación.

4. Errores: documentos faltantes

Después de mis primeros tres puntos, pensarías que no es tan malo, ¿por qué perderías el tiempo para cambiar esto cuando ya funciona? Bueno, porque seguro que eres consciente de que nunca es tan sencillo. Solo se aceptan muy pocos casos en la primera tirada. Por lo general, durante el proceso de revisión, las personas responsables encontrarán errores tipográficos, documentos faltantes o cálculos erróneos. En este caso, se debe repetir todo el procedimiento y tal vez no solo una vez antes de que se pueda presentar el reclamo.

5. Esté preparado para la auditoría

El tema favorito de todos es la auditoría. Bueno, no importa si te gusta o no, es obligatorio y debes hacerlo bien. Necesitas tener todos tus papeles listos para comprobar cada movimiento que hizo tu empresa, incluyendo los informes de gastos. Sí, todos los recibos y facturas que sus empleados recopilaron durante un año deben estar en una buena forma presentable.

Con una solicitud, ahora puede tener un gran respiro ya que todos se guardan electrónicamente, por lo que solo necesita presentar todos los archivos PDF, lo que aún no es la mejor solución, pero es mejor que todos los papeles archivados.

Si aún cree que esta es la mejor manera de solicitar el reembolso, entonces Te diré por qué necesitas simplificar este método.

1. Errores

Como mencioné anteriormente, una gran cantidad de informes de gastos contienen errores. Con una buena herramienta de gestión de gastos, es casi imposible cometer algún error al reclamar su reembolso, pronto le explicaré cómo es eso posible.

2. Consume mucho tiempo

Todas las personas involucradas en el procedimiento de aprobación de los informes están perdiendo un tiempo precioso. Si piensa en cuántas tareas más importantes podría realizar un gerente en lugar de aprobar una factura de taxi. O un miembro del equipo financiero podría trabajar en un importante informe de liquidez en lugar de buscar un pequeño recibo para comprobar si ese par de euros que se piden por un croissant son correctos. Tal vez pienses ahora, son solo un par de minutos. Pero agregue todos estos minutos de todas las personas involucradas y combínelo con todos los empleados que pueden reclamar algunos gastos. Puede obtener fácilmente casi una hora al final que podría dedicarse a proyectos mucho más importantes.

3. Desperdiciar dinero

Supongo que no entiende cómo los informes de gastos pueden costarle más aparte de pagar los reembolsos. No mencionaré pequeñas cantidades como la compra de papel o gastar dinero en un software que le brinda una solución a medias. Me gustaría destacar la relación entre el tiempo dedicado y el salario. Supongo que a la mayoría de los empleados se les paga por hora dedicada. Entonces, si suma todos los minutos que mencioné anteriormente para todos los miembros del equipo, puede ver que solo aprobar un informe de gastos puede costarle cientos de euros, ya que les quita tiempo a los empleados. El tiempo es oro y se paga por algo que podría evitarse, simplificarse o automatizarse fácilmente, con un esfuerzo humano mucho menor.

4. Situaciones incómodas

El primer paso del proceso de informe de gastos ya es bastante incómodo para los empleados, pero lo peor es que les pides que paguen todo ellos mismos y SI pueden proporcionarte toda la documentación solicitada, entonces podrían recuperar todos sus gastos. . Es como si pagaran por trabajar para su empresa y, si pasan por un procedimiento agotador y lento, podrían recuperar su dinero después de un mes. ¿Alguna vez se enfrentó a una situación en la que sus empleados no podían pagar estos gastos? ¿O necesitaron cancelar un almuerzo de negocios porque no querían admitir que no pueden pagarlo? Si no, tienes suerte, pero podría suceder fácilmente y esto podría crear una situación embarazosa, sin mencionar el caso en el que necesitan pedir 1 euro por un café, pero sí, muchos costos pequeños también pueden convertirse en un gran gasto. .

5. Fraude de gastos

La incomodidad antes mencionada puede llevar a una forma de pensar insatisfecha cuando un empleado piensa que su empresa no lo respeta o no lo utiliza, por lo que merece una “compensación”.

Esto puede ser, por ejemplo, horas extras pasadas después del trabajo o durante el fin de semana que no son necesarias, pero ¿por qué harían el trabajo durante el día normal si podría hacerlo por más dinero en otro momento? O una forma más sencilla de falsificar facturas y recibos y solicitar el reembolso después de ellos. También pueden gastar mucho más dinero del necesario en un viaje de negocios, como usar el minibar o almorzar con amigos y solicitar su costo también a su empresa. Tantas formas creativas de facturarle y pagará mucho más de lo necesario.

Como puede ver ahora, es un método lento, inconveniente y costoso. Ciertamente puedo afirmar que a nadie le gusta este procedimiento.

Afortunadamente, existen formas mucho mejores para que su empresa administre los gastos sin pasar por los niveles estresantes del proceso. Con una herramienta como Haslle, cada paso se puede simplificar.

¿Cómo?

Con las siguientes características:

  • Tarjetas de crédito virtuales y precargadas: Permita que los empleados gasten fondos preaprobados, con esto es fácil seguir los gastos y puede estar seguro de que el dinero se usa correctamente.
  • Sin posibilidad de fraude de gastos: Haslle puede brindarle una visión general clara de todos los gastos de la empresa en cualquier momento, no solo por departamentos sino por cada individuo. Con esta característica, es casi imposible el fraude de gastos.
  • Validación en tiempo real: reduzca el tiempo empleado: Haslle le permite a su equipo solicitar la validación de la gerencia en tiempo real, lo que significa transacciones rápidas y fáciles. Esto ayuda a evitar costos inesperados al final del mes.
  • Procesos automatizados: Si tiene un gasto regular, que es seguro decir que no necesita ser aprobado cada vez (como un Suscripción SaaS precio mensual) entonces puedes automatizar fácilmente la aprobación de estos gastos para evitar perder tiempo.
  • Informe de auditoría fácilmente: Puede estar preparado fácil y rápidamente para una auditoría en cualquier momento, ya que toda la información que necesita se puede proporcionar con un par de clics o toques con Haslle.
  • Integración de software de contabilidad: Probablemente usted tiene un sistema de contabilidad, que se puede integrar fácilmente con Haslle, para simplificar también todos los procedimientos financieros de los gastos de la empresa.

estos son solo algunas de las soluciones que Haslle puede brindarte para facilitar y agilizar mucho los trámites de declaración de gastos. Se acabaron los formularios en papel, se acabó el fraude de gastos, todo será sencillo y transparente si así lo desea el software correcto. Puede probar Haslle ahora completamente gratis haciendo clic en aquí.

Sigue leyendo: ¿Cómo puedes gestionar el presupuesto de la empresa en tiempo real desde casa?
Definición de reembolsos de gastos para sus empleados

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