Los viajes de negocios pueden parecer una molestia cuando hay mucho papeleo que sus empleados deben completar antes y después. Sin embargo, no debería sentirse como tal, porque se supone que debe ayudar a los empleados a sentirse motivados e inspirados y hacer un trabajo productivo en lugar de preocuparse por sus presupuestos y las reglas que pueden o no conocer por completo.

Aquí, desglosaremos cómo simplificar este proceso y cómo devolver la emoción y alentar a sus empleados a realizar estos viajes de negocios, trayendo de vuelta un mejor ambiente de trabajo.

1) Normas y Reglamentos

Siempre que tenga un conjunto simplificado de reglas y regulaciones sobre los procedimientos que deben seguir los empleados, disminuirá su estrés e incertidumbre sobre los viajes de negocios para ayudar a su negocio.

El conjunto de reglas que establezca debe incluir muchas cosas, desde la cantidad mínima y máxima que la empresa puede reembolsarles por sus gastos, como el transporte, el alojamiento y los gastos diarios, la cantidad de horas por día que requiere que hagan su trabajo, mantener los recibos, la vestimenta adecuada que deben usar para asistir a reuniones en el extranjero, un informe basado en cómo fue el viaje de negocios y por qué creen que fue beneficioso para el negocio haber realizado el viaje.

2) Transporte

Ya sea que sus empleados necesiten reservar un vuelo, un tren o viajar en automóvil dependiendo de la distancia a su destino, el tiempo que cada empleado tarda en consultar los cientos de sitios web y plataformas en línea que ofrecen boletos que son interminables, puede desperdiciarse al hacerlo. .

Por lo tanto, es importante que defina algunas plataformas confiables para facilitar los procedimientos y tener la capacidad de rastrear mejor los vuelos y su información detallada.

Dependiendo de dónde se encuentre, algunas de las plataformas confiables incluyen:

– Escáner del cielo
– bravo volar
– Vuelos de Google
– Linea de tren
– Omio

3) Alojamiento

El alojamiento es aún más difícil de confiar que el transporte. Específicamente cuando su empleado viaja a un país diferente oa un continente diferente. Desde normas fiscales ocultas hasta publicidad fraudulenta en línea, definitivamente puede ser un infierno.

Definitivamente puede ofrecer opciones a sus empleados y hacerles la vida más fácil. A continuación, hay algunas opciones de alojamiento en todo el mundo:

– Booking.com
– Asesor de viajes
– Expedia
– airbnb

4) Asignación diaria / Reembolso de gastos

Otro gasto para tu empresa serán los gastos que tengan que hacer tus empleados por estar en una nueva ciudad o país. Puedes hacerlo de dos maneras diferentes:

a) Para definir una cierta cantidad de dinero por día (ej. 50 €)
b) Para reembolsarles gastos tales como sus comidas y transporte.

Al reembolsarles los gastos, definitivamente tienes que definir el rango que pagarás.

Por ejemplo, deben considerar tomar el transporte público según disponibilidad, en lugar de tomar taxis o debe haber una variedad específica de restaurantes para que puedan comer. Sin embargo, como empresa, definitivamente debe permitirles disfrutar y no restringirlos demasiado. mucho. Por ejemplo, en lugar de definir el tipo de transporte, debe definir cuántas veces al día puede reembolsarles por tomar un taxi o el rango de lo que puede reembolsar por sus comidas.

5) Medios de Pago / Recibos

Aparte de los gastos mayores que se mencionaron anteriormente, también es importante definir los medios de pago.

Si puede proporcionarles tarjetas de crédito de la empresa para controlar mejor sus gastos o pedirles que le proporcionen los recibos de lo que pagaron en efectivo o sus extractos bancarios y recibos de lo que pagaron con sus tarjetas de crédito/débito personales.

6) PROBLEMA: Herramienta para gestionar sus gastos

Proporcione a sus empleados una herramienta como Htambién les permite tener:

– Acceso en tiempo real a cuánto presupuesto les proporciona,
– Cuánto presupuesto tienen para cada categoría durante sus viajes,
– Procedimientos de aprobación de presupuesto simplificados si tienen una necesidad inmediata de un aumento de presupuesto
– Una experiencia de gestión de gastos perfecta

Haslle no es solo una herramienta para simplificar los gastos de sus empleados, sino también una forma para que las empresas realicen un seguimiento de cuánto gasta un empleado y tengan un análisis en tiempo real de su presupuesto y gasto.

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