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Da die Ausbreitung des Coronavirus (oder Covid-19) Unternehmen finanziell beeinträchtigt und dem Aktienmarkt großen Schaden zugefügt hat, droht der Welt eine globale Wirtschaftskrise. Und obwohl es für einige Unternehmen nicht viel zu tun gibt, kann jedes einzelne Unternehmen definitiv davon profitieren, seine Zielsetzungen und Ziele für den Rest des Jahres 2020 zu aktualisieren.

In diesen Zeiten ist das Wichtigste, was Sie als Manager tun müssen, die Prioritäten Ihres Unternehmens neu zu definieren. Viele Unternehmen benötigen die Hilfe ihrer Finanzabteilung, um Ziele neu festzulegen, die aktualisierten Prognosen festzulegen und Budgets neu zuzuweisen.

Um sicherzustellen, dass Ihre Teams dennoch ein produktives Jahr erleben, werden wir auf fünf verschiedene Elemente eingehen, die wichtig sind, um Ihre Geschäftsziele für Ihre Teams im Jahr 2020 neu festzulegen:

1. Reduzieren Sie das Risiko

In den meisten Unternehmen besteht das häufigste Ziel der Finanzabteilung darin, Risiken zu reduzieren oder zu mindern. Die Finanzabteilung ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Ausgaben verantwortungsvoll sind, dass Teammitglieder innerhalb des Unternehmens tun, was sie sollen, und das Unternehmen finanziell sicher zu halten.

Für kleinere Unternehmen oder Start-ups ist es wichtig, einen leicht nachvollziehbaren Prozess zu erstellen, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter den Überblick behält und sich seiner Ausgaben bewusst ist.

Für eine bessere Kohäsion zwischen Finanzregeln und anderen Abteilungen ist es wichtig zu berücksichtigen, dass die Finanzabteilungen zwar besser mit Regeln und Vorschriften arbeiten, Mitarbeiter in anderen Teams jedoch Komfort und Einfachheit benötigen.

Als Manager ist es daher wichtig, dass Sie die Ausgabenprozesse Ihres Unternehmens neu definieren, um sicherzustellen, dass sie einfach sind, und sie selbstverständlich im Einklang mit den Richtlinien halten.

Tools für das Spesenmanagement des Unternehmens wie Haslle sind ein gutes Beispiel.

Wenn ein Teammitglied ein Budget verwenden muss, meldet es sich einfach über die mobile App oder über die Web-App bei der Plattform an und folgt den Schritten.

Als Manager, Sie können die Richtlinien, Budgetgrenzen und Genehmigungsprozesse in das System integrieren, sodass Ihre Mitarbeiter nicht einmal geschult werden müssen, um die Regeln zu kennen.

Integrieren Sie Genehmigungen des Managements in Ausgabenmanagement-Tools

Das beste Beispiel für Genehmigungen durch das Management sind Unternehmensausgaben. Sie haben Mitarbeiter, die im Namen des Unternehmens oder manchmal für arbeitsbezogene Ausgaben für sich selbst ausgeben – entweder online, mit einer Kreditkarte oder im Außendienst. In jedem Szenario sollten sie die Genehmigung eines Managers haben, bevor ein Dollar ausgegeben wird.

Aber die Finanzteams innerhalb eines bestimmten Unternehmens haben sehr wenig Kontrolle darüber.

Klassische Ausgabenmethoden wie das Kaufen mit Kreditkarten und Spesenabrechnungen sind nicht auf Kontrolle oder Einfachheit ausgelegt. Sobald ein Spender die Karte in der Hand hat, verlassen Sie sich auf Ehrlichkeit und eine starke Unternehmenskultur, um die Ausgaben in Schach zu halten. Und das Gleiche gilt für Ausgaben – Sie müssen hoffen, dass sie sich an die Regeln halten, aber Sie werden es nicht wissen, bis die Forderungen am Ende des Monats eingehen.

Aus diesem Grund werden Spesenmanagement-Tools empfohlen. Vor allem Ausgabenmethoden – die über eingebaute Genehmigungen verfügen. Selbst mit einer Karte in der Hand (die Sie ihnen zuweisen) können Sie tatsächlich Gelder von Mitarbeitern zurückhalten, bis ihr Vorgesetzter grünes Licht gegeben hat, oder, noch einfacher, Budgets begrenzen Sie können nicht einmal auf die Mittel zugreifen, bevor eine Genehmigung zur Budgeterhöhung erteilt wurde. Dadurch behalten Manager die Kontrolle über ihre Budgets und die Finanzabteilung die Kontrolle über die Gesamtausgaben.

Und das muss nicht auf Kosten der Mitarbeiterfreiheit gehen.

2. Reibung reduzieren

Je strenger Sie die Unternehmensausgaben kontrollieren, desto mehr Hürden müssen andere Teammitglieder überwinden, um tatsächlich Geld auszugeben.

Das offensichtlichste Beispiel dafür ist die Art und Weise, wie einige Unternehmen die Firmenkreditkarte schützen. Wenn ein Teammitglied online bezahlen muss – zum Beispiel ein neues Softwareabonnement – muss es das Finanzteam oder sogar den CEO persönlich aufsuchen, um die Karte zu erhalten. Auf diese Weise kann der Inhaber der Karte alle Fragen stellen und alle gewünschten Formulare vom Mitarbeiter ausfüllen lassen, bevor ein Kauf mit der Firmenkarte getätigt wird.

Diese ganze Bürokratie verlangsamt das Unternehmen und verringert die Zeiteffizienz.

Ehrlich gesagt wollen Mitarbeiter Freiheit und Vertrauen. Sie leisten ihre effizienteste Arbeit, wenn sie sich frei fühlen, Entscheidungen zu treffen. Aber gleichzeitig können Sie nicht jedem freien Zugriff auf das Bankkonto und die Kreditkarten des Unternehmens gewähren, es muss immer noch ein Genehmigungsverfahren geben, das für Ihr Unternehmen funktioniert und die entsprechenden Einkäufe sicherstellt.

Um die Produktivität in Teams zu steigern, brauchen Sie eine Möglichkeit, Mitarbeiter schnell bewegen und Entscheidungen treffen zu lassen, aber mit die Möglichkeit, Limits festzulegen und unerwünschte Transaktionen zu stoppen.

Geben Sie Teammitgliedern praktischen Zugriff auf diese Systeme, aber mit Einschränkungen, um die Finanzen unter Kontrolle zu halten.

3. Überwachen Sie die Ausgaben in Echtzeit

Sichtbarkeit und Daten sind für Finanzteams so wichtig. Wenn Ihr Hauptziel darin besteht, die Kontrolle über die Unternehmensfinanzen zu behalten, wie können Sie das tun, wenn Sie die Ausgaben erst am Ende des Monats oder Quartals sehen?

Für Ihren Finanzmanager ist es wichtig, jederzeit zu wissen, wie viel Budget noch übrig ist und wie viel ausgegeben wird.

Weiß Ihr Finanzmanager derzeit auf die Minute genau, wie viel Geld in diesem Monat ausgegeben wurde?

Die Antwort ist normalerweise „nein“. Oder bestenfalls „vielleicht eine grobe Schätzung“. Und in vielen Fällen, wenn Sie wissen, was die Geschäftsteams ausgegeben haben, es ist zu spät, etwas dagegen zu unternehmen. Hier kommt wieder die Zeiteffizienz ins Spiel.

Durch die Bereitstellung besserer Echtzeitdaten können Sie ein modernes Finanzteam aufbauen, das jederzeit den Überblick über jeden Abfluss oder Zufluss von Geldern behält.

Wie wir gesehen haben, sind traditionelle Ausgaben ein Problem, da Sie nicht wissen, was ausgegeben wurde, bis Ansprüche eingereicht werden. Kreditkarten sind ähnlich, besonders wenn Sie wiederkehrende Zahlungen haben – Sie haben sich möglicherweise zu Transaktionen verpflichtet, die noch nicht verarbeitet wurden, und keine Ahnung.

Finanzteams benötigen Daten über alle verfügbaren Betriebsausgaben auf einmal an einem Ort. In der Realität erfordert dies Zahlungsmethoden, die mit einer zentralen Plattform oder einem System verbunden sind. Auf diese Weise können Sie die Ausgaben von überall aus mit Echtzeit-Datenanalyse sehen, die Ihnen mehrere verschiedene Spesenmanagement-Apps bieten können.

4. Sparen Sie Zeit und erhöhen Sie die Genauigkeit

Um sicherzustellen, dass Sie das Datum einmal richtig eingegeben haben, ohne den Vorgang zu wiederholen und zu überprüfen, würde dies Ihrem Mitarbeiter und Ihnen selbst viel Zeit und Energie ersparen.

Und im Laufe der Zeit Die Datenqualität verbessert sich im Allgemeinen erheblich.

Was Sie brauchen, ist Automatisierung. Und insbesondere die Automatisierung einiger spezifischer langwieriger Ausgabenprozesse:

Kostenabrechnungen

Wenn Sie Spesenabrechnungen verwenden, ist es am besten, den damit verbundenen Verwaltungs- und Bürokratieaufwand zu minimieren. Anstatt die Mitarbeiter eine Excel-Tabelle ausfüllen (oder ein Formular ausfüllen) zu lassen, es zur Genehmigung an ihren Vorgesetzten zu senden und es dann an die Finanzabteilung weiterzuleiten (die dann alle Details manuell eingeben muss), wäre es nicht viel zeitsparender, wenn sie dies alles digital einreichen würden?

Moderne Spesenverwaltungstools wie Haslle ermöglichen es dem Benutzer, seine Forderung direkt in das System einzugeben. Dazu gehören der Grund für die Ausgaben, der Manager, der sie genehmigt hat, und sogar die Quittung selbst.

Die Finanzabteilung muss diese Daten lediglich in ihre Buchhaltungstools exportieren. Überhaupt keine Dateneingabe.

Monatsabschluss

Das Monatsende ist eine bekanntermaßen schwierige Zeit für Finanzteams.

Sie müssen Daten aus einer ganzen Reihe unterschiedlicher Systeme und Abteilungen aufnehmen, abgleichen und durch Abgleich die Korrektheit Ihrer Bücher sicherstellen.

Jeden einzelnen Monat.

Der große Aufwand besteht hier darin, all diese verschiedenen Datenquellen zu haben. Sie haben auch wichtige Dokumente wie Steuerbelege, die digitalisiert und dann mit Zahlungen in Ihrem Hauptbuch abgeglichen werden müssen.

Hier ist die Automatisierung so wertvoll. Erstens, wenn Ausgabendaten von Anfang an digitalisiert werden, Es gibt keine manuelle Eingabe für Finanzteams. Dadurch sparen Sie viel Zeit und Mühe und steigern die Effizienz und Produktivität Ihrer Finanzteams.

Automatisierung = Genauigkeit

Wenn Sie jede Spesenabrechnung manuell in Excel oder Ihre Buchhaltungstools eingeben, können Sie sicher sein, dass die Daten korrekt sind.

Tatsächlich ist menschliches Versagen eines der größten Probleme im Buchhaltungsalltag. Menschen machen im Laufe der Zeit Fehler, aber Software und Maschinen führen die gleichen Aufgaben jedes Mal auf die gleiche Weise aus. Auf diese Weise können sich Finanzteams von der mühsamen manuellen Dateneingabe abwenden und sich auf wichtigere Überprüfungs- und Validierungsaufgaben konzentrieren.

Die Automatisierung liefert Ihnen genauere Daten und gibt Ihnen die Zeit, die Sie für wichtigere Aufgaben benötigen.

5. Homogene Systeme

Dies ist eher ein Grundsatz als ein übergeordnetes Ziel.

Aber wenn Sie Ihre Prozesse für 2020 planen, denken Sie daran:

Wenn jeder Unternehmensprozess funktioniert anders, alle muss lernen jeder Prozess.

Es ist ganz einfach, wenn Prozesse die Leute verwirren, werden die Leute ihnen nicht folgen.

Versuchen Sie stattdessen, Systeme einzurichten, die für unterschiedliche Ergebnisse gleich funktionieren.

Im Wesentlichen, jeder macht die Dinge einfach so, wie es für ihn sinnvoll ist.

Deshalb empfehlen wir Ihnen zu laufen alle Betriebskosten durch eine Spend-Management-Plattform wie Haslle. Mitarbeiter benötigen nur einen Vorgang, um mit Spesenkarten zu bezahlen, Spesenabrechnungen zu stellen, Budgeterhöhungen zu beantragen oder Rechnungen einzureichen.

Das bedeutet weniger Onboarding und Training für neue Systeme und insgesamt weniger Fehler.

Dieser Ansatz ist auch viel skalierbarer. Wenn Sie neue globale Einheiten eröffnen und immer mehr Teammitglieder willkommen heißen, müssen sie alle denselben Ausgabenprozess befolgen. Sie müssen sich nur anmelden.

Wir hoffen, dass Sie von diesem Artikel über die Definition von Zielen für ein produktives Team im Jahr 2020 profitiert haben.

*Einfache, klare Ziele für Ihr Finanzteam*

Jetzt, da Sie die Ziele für Ihr Unternehmen überdenken, sollten Sie:

  • Automatisieren Sie langwierige, sich wiederholende Prozesse
  • Bauen Sie Richtlinien in Systeme ein, damit Mitarbeiter sie organisch befolgen können
  • Geben Sie anderen Teams die Möglichkeit, ihr Bestes zu geben
  • Befreien Sie sich von der Polizei und werden Sie ein besserer Geschäftspartner

Diese Änderungen werden nicht über Nacht geschehen, aber Es ist wichtig, Leitziele festzulegen.

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