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Waren Sie jemals in einem Geschäftstreffen, bei dem es viel zu lange oder viel kürzer gedauert hat, als Sie ursprünglich erwartet hatten? Oder hatten Sie jemals das Gefühl, dass Sie nicht genau wissen, welche Schritte Sie nach dem Meeting einleiten sollen?

Wir haben alle Voraussetzungen, um Ihnen zu helfen, bei jeder geschäftlichen Begegnung ein wesentlich wertvolleres Meeting zu erzielen.

Wir beginnen damit, über die verschiedenen Tipps zu sprechen, die Sie verwenden können, um das ultimative wertvolle und zeiteffiziente Meeting zu haben.

Beginnen wir mit dem, was Sie in einem Meeting besprechen möchten.

Lohnt es sich, Personen in einen Besprechungsraum zu ziehen, um etwas zu klären oder zu besprechen, oder kann dies stattdessen in einer E-Mail erfolgen?

Meistens können kürzere Besprechungen in einer E-Mail, einem Telefonanruf oder sogar einer Textnachricht zusammengefasst werden, wenn der Empfänger Ihr Kollege ist.

Unternehmen und große Organisationen versuchen, wöchentliche Treffen für laufende Projekte anzusetzen, damit Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen besprechen können, was sie getan haben, was sie anstehen und was sie in Zukunft tun werden. Sobald das Projekt gestartet ist, werden sie das Treffen bei Bedarf auf eine zweiwöchentliche Veranstaltung verschieben und die Teilnehmerzahl für das Projekt reduzieren.

Haben Sie eine Agenda:

Abgesehen von dem, was wir erwähnt haben, müssen Sie als Leiter eines Geschäftstreffens einen Zeitplan haben, wo sich ein Projekt befindet, was erledigt ist und was von wem erwartet wird, sowie eine ordnungsgemäße Liste haben, die Sie durchgehen müssen, um ein zu vermeiden unprofessionell geführtes Meeting.

Ihr Meeting sollte mit einem guten Ton beginnen und Sie sollten Ihre Tagesordnung oder Liste schnell nachverfolgen, um sicherzustellen, dass alle an Bord und mit ihren Aufgaben auf dem Laufenden sind.

Diese Liste ist eine Richtlinie, die Sie nach Ihren Meetings teilen können, damit die Teilnehmer wissen, was besprochen wurde und was sie beim nächsten Meeting vorlegen müssen.

Wenn Sie selbst nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, kann außerdem jeder andere die Verantwortung übernehmen, indem er Ihre Liste durchgeht und sie für die bevorstehenden Besprechungen aktualisiert.

Der nächste wichtige Faktor ist die Entscheidung, auf welche Weise ein Meeting durchgeführt werden soll.

Ein wichtiger Faktor ist, wenn Sie Teammitglieder, Geschäftspartner oder Kunden im Ausland haben. Die Schwierigkeit tritt auf, wenn Sie sich entscheiden müssen, von einer einfachen E-Mail oder einem Telefonanruf zu einem Skype for Business-Meeting zu beginnen oder tatsächlich zu Ihrem Geschäftstreffen zu reisen.

1) Wenn es sich nur um eine Frage handelt, eine E-Mail ist mehr als ausreichend, um Ihre Antwort zu erhalten. In den meisten Fällen ist das Versenden einer E-Mail tatsächlich die verantwortungsvollste Maßnahme, denn wenn Sie weiterhin persönliche Geschäftstreffen für kleine Zwecke ansetzen, wirkt dies wie eine E-Mail respektlos zur Zeit Ihres Geschäftspartners.

2) Wenn Sie auf eine bestimmte Weise weitere Erläuterungen benötigen, ein geplanter Telefonanruf wird höchstwahrscheinlich das vorliegende Problem lösen. Andererseits ist es wichtig, wie Sie ein Telefongespräch führen. Wenn es einer Ihrer Kollegen oder jemand in Ihrem Team ist, kann es akzeptabel sein, ihn innerhalb der Arbeitszeit anzurufen, aber wenn der Empfänger Ihr Geschäftspartner oder Ihr Kunde ist, ist es viel professioneller, wenn Sie einen Termin mit ihm vereinbaren, um sicherzugehen Sie werden verfügbar sein. Insbesondere wenn Sie eine Person im Ausland anrufen, müssen Sie sicherstellen, dass der Zeitpunkt für sie nicht ungewöhnlich ist.

3) Wenn das Meeting viele Teilnehmer oder verantwortliche Personen haben muss, ein Skype for Business-Anruf ist eine praktische Möglichkeit, das Meeting festzulegen. Wenn ein Projekt gestartet wird und viele Mitarbeiter das Team je nach Abteilung über ihre Aufgaben auf dem Laufenden halten müssen, ist es einfacher, einen Skype-Anruf zu führen, um sicherzustellen, dass jeder einfachen Zugang und die Möglichkeit hat, an der Besprechung teilzunehmen. Für diese Meetings ist normalerweise ein Dirigent oder Leiter erforderlich, der das Meeting Schritt für Schritt leitet.

4) Wenn Sie sich mit einem wichtigen Kunden treffen oder ein wichtiges Geschäftstreffen haben, es wird angemessener sein, ein persönliches Treffen zu haben. Manchmal müssen Reisen für ausländische Parteien erforderlich sein, aber in den meisten Fällen lohnt es sich auf jeden Fall, die Reise zu unternehmen, wenn dies langfristig bessere Geschäftsgewinne oder eine bessere Geschäftsbeziehung mit einem wichtigen Kunden bedeutet.

Insgesamt ist es sehr wichtig sicherzustellen, dass Sie ein Protokoll haben, das Ihr Unternehmen befolgen kann. Dieses Protokoll wird eine Richtlinie für alle unterschiedlichen Positionen in Ihrer Organisation sein und ein besseres Vertrauen und mehr Respekt unter Kollegen sowie mit externen Geschäftspartnern schaffen.

Nachdem wir nun die Tipps zur Durchführung eines wertvollen Meetings besprochen haben, lassen Sie uns darüber sprechen, welche Tricks Sie als Unternehmen anwenden können, um ein Geschäftsmeeting zu gewinnen.

Trick Nummer 1:

Um ein unvergessliches Geschäftstreffen zu gewährleisten, versuchen Sie, Ihre Optionen bezüglich des Ortes, an dem das Meeting stattfindet, zu ändern.

Wenn Sie Ihren ausländischen Kunden in ein schickes lokales Restaurant oder Ihren Geschäftspartner in eine nette Lounge einladen können, wird dies definitiv die Stimmung des gesamten Meetings verändern. Ihr Geschäftspartner wird als jemand anerkannt, der sich persönlich um das Geschäft kümmert und sich darum kümmert, eine Beziehung zu einer reinen Geschäftsbegegnung weiterzuentwickeln.

Trick Nummer 2:

Versuchen Sie, sich an die Details dessen zu erinnern, was Sie bereits zuvor mit dieser Person besprochen haben.

Sind sie Fan eines bestimmten Fußballvereins? Hat ihre Familie ihren Urlaub in Europa genossen? Sind sie ein Fan von Elon Musk? Oder Warren Buffet? Sie können diese Informationen nutzen und mehr darüber erfahren, damit Sie bei Ihrem nächsten Treffen über Warren Buffets neues Buch sprechen oder eine Geschichte über Ihre Reise nach Europa erzählen können. Sie werden nicht nur in der Lage sein, Ihre Bindung auf einer persönlichen Ebene zu stärken, Sie können ihnen auch zeigen, dass Sie sich um das kümmern, was sie sagen, und Sie nehmen es zur Kenntnis.

Wir hoffen, dass Sie von diesem Artikel mit Tipps und Tricks profitiert haben, wie Sie Geschäftstreffen einen Mehrwert verleihen können.

Stellen Sie für Ihr nächstes Geschäftsmeeting sicher, dass Sie eine Tagesordnung haben, wählen Sie die richtige Art und Weise, Ihr Meeting zu leiten, und stellen Sie sicher, dass die Zeit nicht den Bedarf überschreitet und das Meeting Spaß macht. Ihr Geschäftspartner wird sich auf Ihre zukünftigen Treffen freuen.

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