Geschäftsreisen können sich wie ein Ärgernis anfühlen, wenn Ihre Mitarbeiter vorher und nachher jede Menge Papierkram ausfüllen müssen. Es sollte sich jedoch nicht so anfühlen, da es den Mitarbeitern helfen soll, sich motiviert und inspiriert zu fühlen und produktive Arbeit zu leisten, anstatt sich um ihr Budget und die Regeln zu sorgen, die sie möglicherweise vollständig kennen oder nicht.

Hier werden wir aufschlüsseln, wie Sie diesen Prozess vereinfachen und wie Sie die Begeisterung zurückgeben und Ihre Mitarbeiter ermutigen können, diese Geschäftsreisen zu unternehmen, um ein besseres Arbeitsumfeld zu schaffen.

1) Regeln und Vorschriften

Solange Sie einen vereinfachten Satz von Regeln und Vorschriften darüber haben, welche Verfahren Mitarbeiter befolgen müssen, verringern Sie ihren Stress und ihre Unsicherheit, wenn es darum geht, Geschäftsreisen zu unternehmen, um Ihrem Unternehmen zu helfen.

Das Regelwerk, das Sie festlegen, sollte viele Dinge umfassen, angefangen bei dem Mindest- und Höchstbetrag, den das Unternehmen für seine Ausgaben erstatten kann, wie z die Quittungen, die richtige Kleidung, die sie tragen müssen, um an Meetings im Ausland teilzunehmen, ein Bericht, der darauf basiert, wie die Geschäftsreise verlaufen ist und warum sie denken, dass es für das Unternehmen von Vorteil war, die Reise gemacht zu haben.

2) Transport

Unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter je nach Entfernung zum Zielort einen Flug, einen Zug oder eine Autofahrt buchen müssen, kann die Zeit, die jeder Mitarbeiter benötigt, um die Hunderte von Online-Websites und -Plattformen zu überprüfen, die endlose Tickets anbieten, damit verschwendet werden .

Daher ist es wichtig, dass Sie einige vertrauenswürdige Plattformen definieren, um die Verfahren zu vereinfachen und die Möglichkeit zu haben, die Flüge und ihre detaillierten Informationen besser zu verfolgen.

Je nachdem, wo Sie sich befinden, sind einige der vertrauenswürdigen Plattformen:

– Himmelsscanner
– Bravo-Fliege
– Google Flüge
– Zuglinie
– Omio

3) Unterkunft

Der Unterkunft ist noch schwerer zu vertrauen als dem Transport. Insbesondere dann, wenn Ihr Mitarbeiter in ein anderes Land oder auf einen anderen Kontinent reist. Von versteckten Steuerregeln bis hin zu betrügerischer Online-Werbung kann es definitiv höllisch sein.

Sie können Ihren Mitarbeitern definitiv Optionen anbieten und ihnen das Leben erleichtern. Unten sind einige Optionen aufgeführt, die Unterkunftsmöglichkeiten auf der ganzen Welt bieten:

– Booking.com
– Trip Advisor
– Expedia
– Airbnb

4) Tagegeld / Aufwandsentschädigung

Eine weitere Ausgabe für Ihr Unternehmen sind die Ausgaben, die Ihre Mitarbeiter durch den Aufenthalt in einer neuen Stadt oder einem neuen Land tätigen müssen. Dabei können Sie auf zwei verschiedene Arten vorgehen:

a) Um einen bestimmten Geldbetrag pro Tag festzulegen (z. B. 50 €)
b) Um ihnen Ausgaben wie Verpflegung und Transport zu erstatten

Indem Sie ihnen die Kosten erstatten, müssen Sie auf jeden Fall den Bereich definieren, den Sie bezahlen.

Zum Beispiel sollten sie erwägen, öffentliche Verkehrsmittel nach Verfügbarkeit zu nutzen, anstatt Taxis zu nehmen, oder es sollte ein bestimmtes Restaurantangebot für sie geben, in dem sie ihre Mahlzeiten einnehmen können. Als Unternehmen sollten Sie ihnen jedoch unbedingt die Möglichkeit geben, sich zu amüsieren, und sie nicht einschränken viel. Anstatt beispielsweise die Art des Transports zu definieren, sollten Sie festlegen, wie oft Sie ihm für die Fahrt mit dem Taxi am Tag erstatten können oder wie viel er für seine Mahlzeiten erstatten kann.

5) Zahlungsmittel / Belege

Abgesehen von den oben erwähnten größeren Ausgaben ist es auch wichtig, die Zahlungsmittel zu definieren.

Ob Sie ihnen Firmenkreditkarten zur Verfügung stellen können, um ihre Ausgaben besser überwachen zu können, oder sie bitten können, Ihnen die Quittungen über ihre Barzahlungen oder ihre Kontoauszüge und Quittungen über die Zahlungen mit ihren persönlichen Kredit-/Debitkarten zur Verfügung zu stellen.

6) HÄLLE: Tool zur Verwaltung ihrer Ausgaben

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern ein Tool wie z Haslle ermöglicht ihnen:

– Echtzeitzugriff darauf, wie viel Budget Sie ihnen zur Verfügung stellen,
– Wie viel Budget sie für jede Kategorie während ihrer Reisen haben,
– Vereinfachte Budgetgenehmigungsverfahren, wenn sie dringend eine Budgeterhöhung benötigen
– Ein nahtloses Spesenmanagement-Erlebnis

Haslle ist nicht nur ein Tool zur Vereinfachung der Ausgaben für Ihre Mitarbeiter, sondern auch eine Möglichkeit für Unternehmen, die Ausgaben eines Mitarbeiters zu verfolgen und eine Echtzeitanalyse seines Budgets und seiner Ausgaben zu erhalten.

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